Goeiedag, ik ben Tom.

Onlangs ving ik een gesprek op tussen twee slimme, hardwerkende collega's. Het gesprek ging ongeveer als volgt:

— Pff, meetings. Ik ben die zo beu. Je zit daar gewoonweg tijd te verliezen; ondertussen blijft mijn werk wel liggen, he.

— Wat zeg jij nu? Meetings zijn ongelooflijk belangrijk! Ze zijn onvoorstelbaar nuttig om alle neuzen in dezelfde richting te houden, en te zorgen dat iedereen op de hoogte is van hoe het project ervoor staat. Meetings zijn mijn werk!

Wie heeft er gelijk?

Zal ik me ervan af maken met "het hangt ervan af" ? 😊

Toen ik begon als software ontwikkelaar, zat ik duidelijk in het eerste kamp. Mijn werk was programma's schrijven, dus wou ik programma's schrijven. De meeste meetings vond ik oeverloos tijdverlies - dat waren de meetings waar we met het hele software team (soms tot 20 mensen) één voor één aan de project manager vertelden waar we op dat moment stonden. Negentien twintigste van die tijd beschouwde ik als verloren.

Sommige meetings vond ik — zelfs toen al — wel heel tof; dat waren de meetings dat ik met twee of drie collega's ‘in een kot kroop' en we op een whiteboard discussieerden over hoe we die volgende feature gingen aanpakken. Iedereen kon zijn ideeën spuien, en ideeën werden in overweging genomen: Als een idee niet goed genoeg was, was dat de schuld van het idee, niet omdat de persoon te dom was. We wisten dat we na drie domme ideeën een goed idee zouden hebben - maar daarvoor hadden we eerst die drie domme ideeën nodig. Je kan nu zeggen "dan was toch ook driekwart van die tijd verloren?", maar zo ervaarden we dat niet. Ook de tijd die we aan die domme ideeën besteedden was nuttig. En leuk zelfs, want die ideeën daagden ons intellectueel uit.

Later, toen ik mijn eigen bedrijf had, bestond 80% van mijn tijd uit meetings. Toen vond ik meetings héél belangrijk en nuttig; immers, ik moest ervoor zorgen dat iedereen wist waar we stonden, ik moest weten waar iedereen stond, ik moest aan klanten gaan uitleggen waar we stonden. Ik wou ook weten hoe "mijn" mensen zich voelden, waar ik hen mee kon helpen. Mijn intellectuele uitdaging was om alles goed te begrijpen en op basis daarvan de juiste acties te ondernemen.

Mijn visie nu? Meetings zijn heel belangrijk. Er zijn dingen die je in een meeting moet bespreken. Ik vind het bijvoorbeeld heel moeilijk om in te schatten hoe iemand zich voelt zonder haar in de ogen te kunnen kijken. Maar meetings zijn geen doel op zich; ze zijn enkel een stuk gereedschap. En ze zijn een stuk gereedschap waar sommige mensen niet graag mee werken. Houd daar rekening mee; probeer te kijken of er niets is dat je met ander gereedschap kan oplossen. De wekelijkse status meeting kan je misschien met driekwart inkorten als jij van tevoren het werk doet om de voortgang van het project in kaart te brengen. En daar bestaat dan misschien weer software voor, om jou en je team daarmee te helpen.

Bij een klant hebben we onlangs een nieuwe meeting in het leven geroepen. Bij dat bedrijf was er geen enkel centraal overlegmoment. Alle projecten werden in hoekjes en kantjes opgevolgd, en werden rechtstreeks aan de CEO/zaakvoerder gerapporteerd. Als gevolg daarvan rustten alle beslissingen op de schouders van die CEO.

Met dat nieuwe overlegmoment (waar de CEO aan deelneemt) is plotseling de druk van een beslissing verdeeld over het hele team. Ja, de CEO kan nog steeds richting geven en dingen blokkeren of afdwingen — maar als er een vraag gesteld wordt, kijkt niet iedereen naar haar om de beslissing uit haar mond te horen. De beslissing wordt door het team genomen.

Zijn meetings werk? Niet meer dan een hamer op een bouwwerf "werk" is. Onontbeerlijk, ja. Maar geen doel.

Photo by Christina @ wocintechchat.com on Unsplash