1-to-1 meetings. Ze zijn heel belangrijk om te weten wat er leeft bij je mensen, maar niet iedereen vindt het comfortabel om ze te houden. Want wat bespreek je eigenlijk in een 1-to-1?

Een één-op-één gesprek gebruik je om je mensen de kans te geven hun frustraties te uiten, je feedback te geven, je te laten weten wat hun plannen zijn, en om jou de kans te geven die plannen een beetje bij te sturen. In die volgorde van belangrijkheid.

In eerste instantie geef je je gesprekspartner de kans om te vertellen wat er op haar lever ligt. Ik herhaal het nog eens: het belangrijkste doel van een 1-to-1 meeting is om de ander jou zaken te laten vertellen, niet omgekeerd.

Zo. Als je dat onthoud vandaag ben ik tevreden :) Wil je nog een paar tips? Hier komen ze:

* Organiseer de 1-to-1 meetings met je mensen op geregelde tijdstippen. Ik heb dat een tijd elke 14 dagen gedaan, maar dat was wellicht te veel. Elke maand tot zes weken blijkt een goed ritme te zijn. Om de 6 maanden of één keer per jaar is zeker te weinig.

* Zorg dat je je 1-to-1s niet allemaal onmiddellijk na elkaar doet. Als je 8 mensen moet spreken en je geeft ze elk een halfuur ben je al gauw de hele tijd op je horloge aan het kijken of de timing nog klopt. Jij krijgt het gevoel dat de zaken niet vooruit gaan en dat je tijd aan het verliezen bent. Je gesprekspartner beschouwt dit als een belangrijk moment, en krijgt niet graag het gevoel om er “doorgejaagd” te worden.

* Pas je stijl aan aan je gesprekspartner. Elke persoon is anders en ga je op een andere manier moeten benaderen om te weten te komen waar ze mee worstelt. De een zal binnenkomen met een mooi voorbereid lijstje met gesprekspunten, de ander zal je vragen “wààr wil je’t precies over hebben?” De een begint volop te praten, de ander wacht tot jij vragen stelt.

* De structuur van het gesprek zelf is ongeveer dit: hoe gaat het met jou, waar zit je mee, wat gaan we veranderen. Spreek acties af en houd je daar ook aan. Je zal merken dat de meeste actiepunten bij jou komen te liggen, niet bij je gesprekspartner.

* De bedoeling van een 1-to-1 is niet om de status van een project op te volgen of om andere operationele zaken af te handelen. Daarvoor zijn er andere meetings. Het onderwerp van een 1-to-1 is de persoon die tegenover je zit.

Pas jij deze principes al toe? Wat doe je anders, en waarom?